LA DESTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES INACTIVOS

¿Destrucción de expedientes? o ¿destrucción de nuestra historia?

Dando lectura al último artículo del Código de Procedimiento Civil venezolano, se puede observar que en él se establece la posibilidad de eliminar los expedientes de los archivos judiciales, utilizando medios de incineración, destrucción mecánica u otro medio adecuado.

El procedimiento de eliminación requiere que hayan pasado cinco años desde la terminación de la causa o asunto, incluyendo la ejecución. Ahora bien, uno de los mecanismos que permiten verificar la historia de la humanidad es mediante los documentos que, generación tras generación, se han conservado para la posteridad. Destruir o incinerar los archivos judiciales en la forma que se ha establecido en el Código de Procedimiento Civil conlleva la destrucción de elementos históricos.

Para visionar nuestro futuro siempre tendremos que mirar al pasado. La norma no establece fórmulas de digitalización de los archivos judiciales a destruir. ¿Cómo podríamos saber sobre el alzamiento de los negros de Coro, con la certeza que nos ofrece el expediente que contiene el proceso donde resultó condenado a muerte José Leonardo Chirinos, por La Real Audiencia, el 10 de diciembre de 1796? Pues bien, la norma contenida en el último artículo del Código de Procedimiento Civil, únicamente ordena, para llevar a cabo el procedimiento destructivo, la publicación en un diario de circulación nacional y en la Gaceta Oficial, por lo menos con treinta (30) días de anticipación, de un aviso destacado para que puedan los interesados solicitar la devolución de los documentos que se encuentren en los expedientes a destruir.

¿Qué ocurre con la historia y la destrucción de expedientes inactivos?

La norma evidentemente atenta contra la preservación de parte de la historia de nuestro país. No es posible creer que se puede incinerar o destruir un expediente cuyo contenido, aunque para el momento de su destrucción no revele importancia, luego, con el tiempo, sí podría tenerla. No se puede saber el día de hoy si algún expediente judicial que contiene por ejemplo una adopción, una fijación de esponsales o un juicio de divorcio, pueda luego, con el tiempo, tener una importancia histórica, ello en virtud de alguna causa sobrevenida en relación a las partes o por lo menos a una de ellas, evidentemente desconocida para el momento de la destrucción o incineración.

En la práctica forense se ha podido observar que los expedientes judiciales que contienen causas terminadas de forma definitiva no son digitalizados, solamente son enviados en forma de legajos a lo que se conoce como “archivos judiciales” de causas definitivamente concluidas; allí reposan hasta que algún interesado requiera su devolución al tribunal competente.

Resulta importante a destacar la necesaria desaplicación de la norma contenida en el último artículo del Código de Procedimiento Civil venezolano, ya que la destrucción o incineración de los expedientes judiciales sería la destrucción o incineración de parte de nuestra historia. En todo caso, en el Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública, se establece la posibilidad, para la Administración Pública, de incorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para preservar los documentos.

Por:

Morris José Sierraalta