Recomendaciones para salvar errores u omisiones en la transcripción de libros de actas y libros de accionistas de sociedades mercantiles, con referencia a las reguladas por el Estado

Las sociedades mercantiles están legalmente obligadas a llevar, entre otros, libro de accionistas, libro de actas de asamblea y libro de junta de administradores (libro de junta directiva). Así lo establece el Código de Comercio en su artículo 260. Sus ejemplares deben ser inscritos y sellados por el Registro Mercantil donde esté registrada la empresa.

Por las amplias facultades que tienen entes públicos para la revisión e inspección de libros de comercio de empresas que realizan actividades especialmente reguladas por el Estado, por ejemplo, en el mercado de valores, resulta de interés recordar ciertas normas generales que aplican para el caso de dichos libros y la forma de obrar, legalmente, para salvar errores u omisiones que se pudieran cometer cuando se hace la transcripción de aquellos. 

El Código de Comercio asigna la obligación de llevar los referidos libros, a los administradores, esto es, a los miembros de la junta directiva de la sociedad, lo cual debe derivarse de los estatutos correspondientes. Por lo general, esa responsabilidad se suele atribuir al presidente o presidente ejecutivo de la empresa, según el caso.

Sobre los libros de accionistas

En el libro de accionistas debe hacerse constar los datos de los accionistas, las acciones suscritas y acciones pagadas por ellos, los valores que correspondan, en cada caso, conforme al capital social de la empresa, entre otros.

Para cada accionista deben disponerse los folios que fueren necesarios, en los que deben constar los datos antes indicados, así como los traspasos accionarios que legalmente se realicen y su causa. El libro de accionistas debe ser llenado por el miembro de la junta directiva responsable de ello y, en todo caso, debe ser firmado y suscrito por él, así como por el accionista del cual se trate, en los folios respectivos.

El libro de actas de asamblea debe llevar una transcripción fiel y exacta de las sesiones de las asambleas ordinarias o extraordinarias que realice la máxima instancia de la sociedad mercantil. Dicho libro debe ser transcrito también, por el miembro de la junta directiva, designado estatutariamente para ello y, cada acta allí reflejada, debe ser suscrita, firmada o refrendada por los accionistas presentes en la asamblea.

El libro de actas de junta de administradores o junta directiva debe ser también llenado por el miembro de la junta designado para ello y allí se deben hacer las transcripciones fidedignas de las reuniones de la junta que realice la sociedad.

¿Qué suele suceder con la gestión de los libros?

En la práctica, por razones de tiempo o por determinadas circunstancias, el miembro de la junta directiva que sea responsable de llevar los libros de comercio, suele delegar esa función en una secretaria, personal administrativo o persona de su confianza, que no necesariamente tiene formación y conocimientos jurídicos. En estos casos, si la persona cometiere algún error u omisión y se percata de ello, puede que, actuando, incluso, de buena fe (y sin consultar al director legal o abogado de la empresa), haga tachaduras, enmiendas indebidas, raspaduras (en un borrado de tinta de bolígrafo o de impresión), o incluso, decida volver a transcribir actas en folios, tachando los errados y, hasta se han presentado casos, en que se decide arrancar las hojas de los libros, para tratar de subsanar el error.

En otras ocasiones, puede pasar que se alterare el orden de los asientos, se cometan errores en las fechas, se dejen en blanco páginas, para eventualmente registrar un acta que se piensa se va a asentar en el libro en el futuro o luego de su inscripción en el registro mercantil, e incluso, se realizan asientos al margen o hacen transcripciones con interlineaciones.

Sin embargo, el artículo 36 del Código de Comercio prohíbe expresamente: alterar en los asientos de los libros, el orden y fecha de las operaciones, dejar en blanco el cuerpo de los asientos, o a continuación de ellos, poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. Más aún, prohíbe borrar los asientos o parte de ellos, arrancar hojas, alterar encuadernaciones o foliaturas. Igualmente prohíbe hacer mutilaciones de los libros.

Cuando alguna de las anteriores situaciones se presenta, el deber del responsable estatutariamente de llevar los libros antes indicados es obrar conforme a lo establecido en el artículo 37 del Código de Comercio, que indica que los errores u omisiones que se cometieren al formar un asiento, se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

En caso que, se suscite alguno de los supuestos que antes hemos indicado, no se resuelva el problema o error conforme a lo prescrito en el Código de Comercio en su artículo 37 y, en su lugar, se acuda a formulas o prácticas que no estén permitidas legalmente, se podría estar incurriendo en un hecho que pudiera además de comprometer la validez del asiento en los libros, generar eventuales sanciones administrativas y, hasta, responsabilidades civiles o penales, dependiendo de las circunstancias y demás características del caso concreto.

En conclusión, todas las sociedades mercantiles, sometidas o no al control o regulación por órganos o entes del Estado, han de cumplir con lo establecido en el artículo 37 del Código de Comercio, para la legal y adecuada solución de los problemas que eventualmente se puedan presentar con respecto a errores u omisiones que se cometan al formar un asiento en los libros de comercio correspondientes.

Por nuestro asesor:

José Vicente Haro